Jak Zarządzać Wizytówkami

                      

Skorzystaj z poniższych wskazówek przy porządkowaniu kolekcji wizytówek, które otrzymałeś.Co   zrobić z pokaźną ilością wizytówek, jakie otrzymujsz od ludzi poznanych na spotkaniach biznesowych?

Poważnie podchodzisz do spotkań networkingowych – nawiązujesz kontakty, pokazujesz się innym ludziom – a dowodem na to jest zebrana przez ciebie góra wizytówek.

Masz jednak w swojej kolekcji tak wiele nazwisk, profesji, specjalizacji i firm, że nie pamiętasz już kto się czym zajmuje. Jak uporządkować ten natłok cennych kontaktów w swojej pamięci? Jak trzymać pod ręką wszystkie ważne informacje? To wykonalne zadanie, wymaga starannego planowania.

Istnieje wiele sposobów na osiągnięcie tego celu, ale to, który z systemów okaże się dla ciebie najodpowiedniejszy zależy głównie od dwóch czynników – rodzaju prowadzonej przez ciebie firmy, oraz sposobu, w jaki przetwarzasz informacje. Przy tak wielu istniejących branżach, sposób, w jaki porządkujesz kontakty networkingowe zapewne będzie wyjątkowy.

Jakiegokolwiek systemu byś nie użył, najważniejszymi warunkami skutecznego jego funkcjonowania są: po pierwsze, konsekwentne trzymanie się tego sposobu oraz po drugie, uaktualnianie zgromadzonych informacji. Za każdym razem, gdy wracasz ze spotkania, konferencji, targów, lub podróży służbowej i zamierzasz dowiedzieć się co dzieje się w firmie, pierwszym twoim zadaniem powinno być zachowanie i uporządkowanie informacji o nowych kontaktach. Punktem wyjścia do tego są otrzymane wizytówki, które przywiozłeś ze sobą w kieszeni, teczce, walizce, torebce lub torbie na laptopa. Jeśli jesteś naprawdę sprawnym networkerem, zapewne posiadasz kilka wizytówek każdej z osób – jedną, by wprowadzić ją do swojej bazy, pozostałe zaś, by móc wykorzystać je przy wystawianiu rekomendacji.

Podzielmy teraz całe zadanie na trzy proste czynności. Aby włączyć nowe informacje do istniejącej już sieci kontaktów należy: wyznaczyć priorytety, uporządkować dane i skontaktować się z nowo poznanymi osobami. Wykonując każdą z tych czynności będziesz opierać się na swoich preferencjach i kryteriach, jednak ich wynikiem końcowym zawsze powinno być wzmocnienie, poszerzenie i zwiększenie efektywności swojej sieci kontaktów.

Ustalenie ważności

Niezależnie od wybranego systemu, pierwszym zadaniem, które musisz wykonać jest posegregowanie kontaktów pod względem ich potencjalnej istotności w twojej sieci kontaktów. Twój czas jest cenny, a jeśli żyjesz podobnie jak większość ludzi w tych zabieganych czasach, musisz go kontrolować. Ja osobiście polecam system trójkowy:

Lista A zawiera kontakty, z którymi zdecydowanie pragniesz rozwijać relacje i regularnie się spotykać. Ludzi, których wizytówki chcesz mieć zawsze pod ręką. Tę kategorię można następnie podzielić na trzy kolejne, mniejsze grupy:

Potencjalni klienci.

Ludzie, których będziesz rekomendować innym.

Ludzie, którzy będą wystawiać rekomendacje tobie.

Lista B składa się z kontaktów, których wizytówki chcesz zatrzymać na wszelki wypadek, lecz nie zamierzasz tworzyć z nimi relacji według któregokolwiek z kryteriów dla listy A. To ludzie, z którymi nie zamierzasz kontaktować się regularnie w inny sposób niż wysłanie im listu handlowego, newslettera lub informacji promocyjnych. Aby uprościć system katalogowania, najlepiej trzymać te wizytówki w innym miejscu od wizytówek z listy A.

Lista C to wszyscy pozostali – ludzie lub przedsiębiorstwa, z którymi nie chcesz lub nie zamierzasz się kontaktować. Nie ma powodu by przechowywać ich wizytówki, jeśli więc brakuje ci miejsca w biurze, po prostu je wyrzuć. Zanim jednak to zrobisz, zastanów się dobrze. Czyż każdy z nas nie wyrzucił do śmieci czegoś, co okazało się potrzebne następnego dnia lub później? Osobny album na wizytówki może uratować życie w takiej sytuacji. Możesz zanotować na odwrocie każdej wizytówki datę kontaktu i przechowywać ją w pudełku „C” przez kilka miesięcy lub rok. Systematycznie przeglądaj to pudełko i wyrzucaj z niego te kartki, które posiadasz najdłużej, a z których nigdy nie skorzystałeś. W międzyczasie wizytówki te mogą przydać się jako zakładki lub wykałaczki.

Porządkowanie

Każda wzajemna relacja, czy to biznesowa, czy osobista, opiera się na znajomości zainteresowań, umiejętności, preferencji, dążeń, pragnień, hobby i działań drugiej strony oraz wielu innych czynnikach. Kolejną jej podstawą jest kontaktowanie się z kimś na tyle często, by nie zostać zapomnianym i nie utracić więzi. Te dwie zasady pokazują w jaki sposób budować i utrzymywać relacje z kontaktami z listy A.

Gdy już posegregowałeś wizytówki według istotności i podzieliłeś je na trzy kupki, możesz zacząć organizować listę A porządkując ją według kolejności alfabetycznej, grupując wizytówki według regionu, branży, czy profesji, tworząc wzajemne odnośniki, lub stosując dowolne kryteria, pasujące do twojego zawodu i przyzwyczajeń.

Są dwa główne sposoby tworzenia bazy danych – stary i nowy. Stary sposób to ręczny system katalogowania. Nowy sposób to skorzystanie z komputerowej bazy danych. Szerzej opisuję je w It’s In the Cards, książce, którą współtworzyłem z Danem Georgevichem oraz Candance Baily. Zachęcam do zapoznania się z rozdziałem czternastym, gdzie zawarłem więcej informacji na temat organizowania swojej bazy kontaktów,.

"Follow up" - Kontakt

Choć istnieją różne systemy katalogowania, ich najważniejszą funkcją jest pomoc w zawieraniu i utrzymywaniu kontaktów. Stwórz grafik i wyznacz cele w dziedzinie nawiązywania znajomości. Możesz wydzielić pół godziny każdego dnia na przejrzenie swojej bazy i wybranie osoby, do której zadzwonisz. Możesz też nie narzucać żadnych limitów czasowych, lecz jako cel postawić sobie zadzwonienie do pięciu, dziesięciu, czy dwudziestu kontaktów co tydzień. Szukaj ludzi i wydarzeń, na których temat możesz porozmawiać oraz tych, którzy byliby najbardziej zainteresowani takimi wieściami i potrafiliby najlepiej z nich skorzystać.

Zaledwie kilku ludzi spotkanych po raz pierwszy na mikserze biznesowym wyrazi potrzebę zakupu twoich produktów lub usług, nie znaczy to jednak, że nie masz im nic do zaoferowania. Rekomenduj osoby z listy A, rozdając ich wizytówki podczas innych spotkań, na których się pojawiasz. Następnie poinformuj swój kontakt, że dałeś komuś jego wizytówkę, poleciłeś jego firmę, a obecnie potencjalny klient czeka na jego telefon.

Gdy już skontaktujesz się z kimś po raz pierwszy, powinieneś dalej budować takie relacje. Jednym z ważnych sposobów jest powrót do wcześniejszego kontaktu. Kilka tygodni po tym, jak wystawiłeś komuś rekomendację, zadzwoń do niego, by zapytać, jak dalej potoczyła się jej historia. Przypomni to tej osobie, że jesteś zainteresowany jej firmą oraz innymi dążeniami. Wzmocni też jej postanowienie, by znaleźć sposób na odwdzięczenie się.

Oto kilka innych powodów, by zadzwonić do kogoś:

Powrót do tematu wcześniejszej rozmowy.

Prośba o informacje na temat firmy tej osoby.

Przekazanie rekomendacji.

Organizacja spotkania z kimś, kogo ta osoba chce spotkać (jeśli możesz w nim uczestniczyć).

E-mail, fax lub list z informacjami albo wiadomościami, które mogą zainteresować tę osobę.

Zaproszenie na spotkanie.

Podziękowanie lub pogratulowanie sukcesu.

Istnieje wiele okazji, by kontaktować się ze swoimi partnerami, podobnie jak istnieje wiele osób i wydarzeń. Istotną podstawę rozwoju sieci kontaktów jest jednak wizytówka. Rozdawaj swoje wizytówki swobodnie, wiedząc, że na przyniesie to jakiś efekt. Zbieraj wizytówki innych, będąc pewnym, że znajdzie się jakiś sposób, by pomóc takiej osobie, dzięki czemu będziesz mógł włączyć ją do swojej sieci kontaktów.

Entrepreneur, December 22, 2003

Link do oryginału: http://www.entrepreneur.com/marketing/networking/article66172.html